Fazer a gestão de horas dos profissionais de uma empresa é uma missão contínua e bastante desafiadora para os profissionais de RH e departamento pessoal.
Afinal, essa é uma tarefa que envolve diversas análises e uma visão estratégica para a solução de problemas.
Para facilitar esse processo, existem algumas dicas que podem ser aplicadas. Todas elas com o objetivo de facilitar este processo e tornar as avaliações mais seguras, ágeis e eficientes para a empresa.
Confira a seguir!
1.Acompanhe de perto a folha de ponto
A folha de ponto é o principal documento para analisar durante a realização da gestão de horas do time. Ela é a base para realizar todo o processo de controle de ponto, já que é o registro das entradas e saídas dos colaboradores durante um período.
É por isso que, para realizar uma gestão de horas eficiente, este documento deve ser acompanhado de perto.
Um erro comum dos profissionais de RH ou DP que estão iniciando este processo de gestão, é fazer as análises deste documento em períodos com um grande intervalo de tempo, como análises mensais ou trimestrais.
Esse espaçamento impede que problemas críticos sejam identificados de forma imediata, impedindo a elaboração de planos de ação mais ágeis.
Dessa forma, o ideal é que sejam realizadas análises semanais ou quinzenais do documento, avaliando de perto a rotina dos colaboradores e eliminando possíveis gaps que afetem a produtividade e cumprimento da jornada de trabalho de forma eficiente.
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2. Tenha um bom escritório de contabilidade
Um erro muito comum que acontece principalmente com empreendedores de primeira viagem é achar que podem fazer tudo sozinho, isso é um erro grande. Ter ao seu lado um bom escritório de contabilidade faz toda a diferença neste sentido. Como exemplo um escritório de contabilidade lá na zona sul da capital paulista é capaz de gerenciar os horários e horas extras dos funcionários das empresas da região com eficiência.
3. Defina indicadores
A melhor estratégia para acompanhar os resultados da gestão é por meio de indicadores. Eles são os principais responsáveis por traduzir a realidade das equipes e quantificar a produtividade dos times.
Dessa forma, não é possível fazer uma gestão de horas dos profissionais sem métricas de acompanhamento.
Dentre as mais comuns, você pode usar:
- Horas trabalhadas;
- Atrasos;
- Saldo de banco de horas;
- Horas negativas.
É importante ressaltar que todo indicador deve seguir uma meta. Afinal, avaliar os números sem critérios ou direcionamentos não é uma estratégia produtiva para as lideranças.
Isso significa que todos os indicadores devem ser trabalhos com base em resultados ideais.
Por exemplo, ao utilizar o indicador de atrasos, você deve estipular um limite para os resultados. Assim fica mais simples entender se a quantidade de atrasos está abaixo ou acima do ideal para a empresa, permitindo que um plano de ação possa ser elaborado.
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4. Verifique as demandas individuais
Junto ao processo de analisar a folha de ponto, é preciso verificar as demandas dos colaboradores de forma individual.
Essa análise permite que sejam comparados os resultados de indicadores, comportamento da folha de ponto e as rotinas de cada colaborador. Isso vai facilitar a identificação de problemas como excesso de demanda ou má distribuição de tarefas.
Aqui, a equipe de RH ou DP vai precisar do apoio das lideranças dos times. Afinal, eles são os responsáveis por realizar a delegação de atividades e atribuições entre os profissionais do time.
Contar com a participação dos líderes vai permitir que o RH identifique:
- Períodos de estresse;
- Falhas na capacitação;
- Altas demandas em projetos;
- Necessidades de contratação de novos colaboradores.
Assim, para cada problema identificado, o RH poderá auxiliar a liderança na elaboração de soluções.
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5. Conte com um sistema inteligente
Por fim, para que todos esses pontos possam ser executados da melhor forma, a gestão deve contar com o apoio de um sistema inteligente.
Ele será o “melhor amigo” dos profissionais de RH e DP na hora de realizar as análises de dados, alimentação de indicadores e comparativos de resultados.
Diferente de fazer análises manuais, com um sistema completo de controle de ponto é possível ganhar tempo e segurança nos processos de gestão.
6. Informe sobre a importância do controle
Gestão não é uma missão para ser cumprida sozinho. É um processo que deve ser feito não só pela liderança, mas também levado para os liderados como uma necessidade para a melhoria da produtividade e bem-estar.
Por isso, uma das formas de realizar a gestão de horas dos profissionais de um time é contando com o seu apoio para que os excessos sejam evitados.
É por isso que, ao definir os indicadores de acompanhamento, os colaboradores também devem ter acesso aos resultados, entendendo:
- Porque eles estão sendo acompanhados;
- Para que finalidade eles serão usados;
- E como esse gerenciamento pode ser vantajoso para a empresa e para as suas rotinas.
Para isso, é preciso investir no compartilhamento das informações pertinentes e possibilitar que o próprio funcionário gerencie as suas horas a faça o seu próprio controle de ponto.
A gestão de horas não é um projeto, mas um processo que deve ser feito de forma contínua, transparente e contando com o apoio de todos os envolvidos. Somente desse modo ela poderá ser aplicada como uma missão compartilhada.